Por: Germán Amurri (Lic. en Administración, Contador Público, Auditor Interno ISO 9001:2000 y Profesor. Director de la consultora ABC + 1)
En el artículo anterior se comentó que la actividad de realizar un Diagnóstico es de vital importancia para la perpetuidad de cualquier tipo de Organizaciones ya que genera una retroalimentación de información que permite reordenar algunas desprolijidades que se pudieron suscitar por el ejercicio normal de su rol.
Existen varias Técnicas de Diagnóstico Organizacional, pe-ro la más utilizada desde los años 60 ha sido la técnica FODA. o DAFO o SWOT (Por sus siglas en inglés).
Los primeros pasos
Al igual que en muchas profesiones (como la medicina, la economía, o la psicología) se parte de detectar “síntomas” para encontrar la “enfermedad”, y la idea fundamental es fijar el meollo del problema para volcarlo en soluciones.
Si se ataca un síntoma, no se soluciona el problema. Por el contrario, se lo dilata, incrementa o se lo deja latente. Reconocer que la institución posee un problema (pequeño, mediano o grande) es contribuir a un futuro estadio de bie-nestar, como también un indicio de maduración en la gestión.
Esta actividad de detectar causas y consecuencias, respondiéndolas en tiempo y forma, contribuyen a mantener la homeostasis de la organización (equilibrio interno), atenuando las barreras entrópicas (tendencia del sistema a la muerte), haciendo que la unidad se perpetúe en el tiempo.
Una de las características que se detectan en las organizaciones de la zona (Colonia Caroya, Jesús María y Sinsacate), en su mayoría MiPyMes, administradas por la familia del fundador (independiente de la generación que la dirija), y por una relativa especialización en las problemáticas de gestión, es hacer estos procesos de manera rápida, cayendo en muchos casos en la informalidad del desarrollo, más apurados por la pérdida de tiempo del momento que del futuro ahorro de dolores de cabeza que se pueden evitar aplicando bien la técnica.
Uno de los errores centrales de los responsables del emprendimiento (directivos, gerentes, dueños) es la falta de hábitos de Planificación, que es el ámbito donde debe ser aplicada esta técnica, dejando que la improvisación sea moneda corriente en la mayoría de los casos. La excesiva centralización de actividades operativas, ya que en la mayoría de los casos el dueño es el gestor de la unidad productiva, más orientado: a lo técnico que a lo estratégico, a lo laborioso que a lo intelectual, a lo conservador que a lo ambicioso (en el buen sentido), al presente que al futuro.
Es por ello que hacer un FODA despega al Estratega de la faz operativa, orientando su pensamiento hacia la construcción de ventajas que son los pilares del desarrollo y el crecimiento de todo tipo de organización. Tener espacios para pensar antes de ejecutar son las claves de todo Director exitoso.
FODA/DAFO/SWOT
Para detectar los problemas de un sistema y capitalizarlos en una planificación, se deben realizar primeramente dos análisis: Interno y Externo. El análisis interno está relacionado con fortalezas y debilidades y el análisis externo con oportunidades y amenazas. Ambos análisis serán detallados en ediciones posteriores.
A partir de ellos se van ordenando las consecuencias en un cuadro similar al del gráfico del ejemplo, procurando a partir de ello detectar las causas que las generaron. Un ejemplo teórico e hipotético de las dimensiones para el caso de una Panadería son (Ver imagen ilustrativa).
En sí las fortalezas son aspectos positivos internos que posee el emprendimiento y que pueden ser ventajosos a lo que desarrollan los competidores directos e indirectos del sector.
Las debilidades son aspectos negativos internos que posee la unidad y que son ineficiencias que detentan una posición de desmedro en el sector.
Las oportunidades son aspectos positivos externos que posee el sistema, y pueden ser generadores de ingresos si son aprovechados.
Las amenazas son aspectos negativos externo que posee la organización y pueden ser generadores de pérdidas futuras si no son inhibidas.
Concluyendo
Conseguir detectar las verdaderas causas de los problemas es el factor central que evita esfuerzos innecesarios, conflictos internos, y las ineficiencias de cada caso; y posibilita evaluar si dentro de las fortalezas quizás se encuentren las soluciones óptimas. Conocer la verdadera causa de una situación negativa representa tener el 50% de la solución posible.
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