Principios de Eficiencia

Sin el ánimo de agotar el tema, pretendo mostrar a través de unas simples líneas cuales pueden ser los caminos para mejorar la eficiencia del Estado Municipal o Comunal desde una postura conceptual y práctica a la vez.

Por: Germán Amurri (Lic. en Administración, Contador Público, Auditor Interno ISO 9001:2000 y Profesor. Director de la consultora ABC + 1)

Es difícil entender por qué un ente tan prestigioso como la Organización Internacional de Normalización (ISO) permite la certificación de calidad de Entes Públicos, de distintas jurisdicciones y de diferentes tamaños; haciendo que los mismos se direccionen hacia la eficiencia (buen uso de los recursos) sin que ello conlleve el lucro.
Quizás la respuesta sea que los Municipios y Comunas, por ejemplo, son factibles de administrarse eficientemente, posibilitando que su planificación, organización, dirección y control se cumpla metódicamente. Pero el ¿Cómo? es el aspecto más importante.
En primer lugar se debe postular un Know How (saber hacer) en la gestión pública para que esto se lleve a la práctica, concientizando a todos los integrantes, con simples principios como los siguientes.

Principios de Eficiencia
1. Entender cuáles son los fines y objetivos: el fin de todo ente público es maximizar el bienestar general de su población, siendo esto de carácter fijo; las formas de materializar esto como las prioridades y los planes de ejecución, son particulares para cada gestión.
2. Subordinar el interés personal por el general: legendaria frase establecida en los 14 (catorce) principios establecidos por Henry Fayol. En cualquier organización el interés de los integrantes no debe tener predilección sobre los intereses de la organización como un todo.
3. Funcionar como un todo integrado: para que se cumpla el punto anterior además de los intereses personales, se debe definir una Estructura acorde a su funcionamiento, como Procedimientos y otros elementos de coordinación que permitan que el ente no trabaje a modo de compartimientos estancos.
4. Normativa que fortalezca el funcionamiento como ente integrado: en este sentido tanto el fin, como la estructura, procedimientos, resoluciones, reglamentaciones, estatutos, etc. deben adecuarse para que el organismo sea más eficiente en el uso de sus recursos, adecuándose a las nuevas realidades que van surgiendo.
5. Valorar al Recurso Humano: establecer cómo serán las formas de trabajo y tener presente que lo que hace el estado es brindar servicios y el principal ejecutor del mismo es el recurso humano de los niveles inferiores. A su vez debe haber espacios para el aprendizaje, el diálogo y la interacción entre áreas.
6. Buen manejo de lo Político: NO plantear dentro del estamento ejecutivo favoritismos ni inequidades por los pensamientos políticos de sus integrantes (ya sea desde los oficialistas como de la oposición). No olvidar que la POLÍTICA es la actividad humana que tiende a gobernar o dirigir la acción del Estado en beneficio de la sociedad, bajo ciertos aspectos dogmáticos concebidos en el seno del partido que la ejecuta. Su buen ejercicio debería establecer objetivos, prioridades y planes, en sintonía a lo planteado en el primer punto.
7. Establecer indicadores de gestión: los resultados deben ser medidos en base a información cuantitativa, ya que el “número” carece de subjetividades. En este sentido se debe establecer objetivos cuantitativos, con su respectiva forma de medición y los resultados que arrojó el sistema una vez transcurrido un determinado período de tiempo; posibilitando su ulterior comparación.

Indicadores
Los indicadores son mediciones de determinados aspectos que permiten cuantificar la eficiencia que se tiene en la gestión de un sistema organizacional. Estos para que sean significativos deben estar establecidos, factiblemente y económicamente medibles y significativos a la hora de su control.
Los indicadores pueden ser establecidos por áreas, empezando por pocos y luego aumentarlos a medida que los integrantes van entendiendo cual es el funcionamiento del sistema. A modo de ejemplo se pueden proponer:

Área de Servicios: costo de la prestación de servicios, cantidad de litros de consumo de combustible, cantidad de kilómetros recorridos para la prestación de cada servicio, costo de cada servicio en relación al número de usuarios, costo por tonelada de basura recogida, etc.
Recaudaciones: nivel de morosidad en el pago de impuestos, cantidad de ingresos efectivos por pago de los usuarios, nivel de eficiencia de los distintos medios de pagos para hacer los cobros, etc.
Cajeros/as: cantidad de billetes falsos recibidos, valor de las diferencias de cajas, etc.
Área Contable: cantidad de operaciones promedio por día, cantidad de observaciones por parte del Tribunal de Cuentas, grado de utilización del presupuesto respecto a su ejecución, etc.
Bromatología: cantidad de clausuras de establecimientos, cantidad de observaciones realizadas, cantidad de inspecciones realizadas, cantidad de cursos de concientización, etc.
Área Asesoría Letrada: cantidad de juicios ganados por año, cantidad de intimaciones efectuadas, etc.
Área Administración de Personal: cantidad de capacitaciones, evaluación de capacitaciones, rotación de personal, ausentismo, etc.
Área Mesa de Entrada: cantidad de reclamos, tiempo promedio en dar respuesta a un reclamo, cantidad de personas atendidas por día, grado de satisfacción de los usuarios medidos a través de encuestas.
Área de Compras: valor del inventario promedio, valor de compras discriminado por objeto (representativo), valor de compras discriminado por proveedor (representativo), tiempo promedio entre la requisición y la recepción de la mercadería.
Área Cultura y Turismo: cantidad de eventos realizados, cantidad de proyectos ejecutados, cantidad de libros dados a bibliotecas, cantidad de consultas efectuadas en las Oficinas de Informes, nivel promedio de ocupación de alojamientos, etc.
Área Educación y Deportes: cantidad de eventos realizados, cantidad de proyectos presentados, promedio de notas de los alumnos en escuelas municipales, etc.
Área Médica: cantidad de consultas efectuadas por día en los Dispensarios, valor promedio de los medicamentos entregados por paciente, valor promedio de insumos utilizado por día, proporcionalidad de enfermedades atendidas (las más frecuentes), etc.
Área Acción Social: cantidad de consultas atendidas por día, proporcionalidad de situaciones atendidas (las más frecuentes), valor de subsidios entregados promedio por grupo familiar, etc.

Si el indicador va arrojando resultados positivos (aumentos o disminuciones a períodos regulares) entonces es factible de decir que el Municipio o Comuna se direcciona hacia una mayor eficiencia. En otro sentido algunos indicadores solo arrojan información para posibilitar una mejor planificación de la ejecución del servicio en futuros ejercicios.
De esta forma es posible (y un deber) eficientizar el Sector Público, a través de un sistema convincente que permita sacar conclusiones objetivas, a través de un clara concientización de toda su comunidad.