Por: Germán Amurri (Lic. en Administración, Contador Público, Auditor Interno ISO 9001:2000 y Profesor. Director de la consultora ABC + 1)
En el artículo anterior se pusieron de relieve una serie de ventajas que cuenta una Organización que está bien Estructurada. Quizás, la División del Trabajo sea un elemento que juega con Dios y con el Diablo a los naipes al mismo tiempo, trayendo beneficios y problemas.
Algunos problemas Estructurales detectados en Organizaciones de Nuestra Zona, que hay que combatir son:
- Islas Sectoriales. Trabajar sobre un área de resultado hace que en muchas ocasiones se menosprecie las actividades que no forman parte de ésta, creando sectores que creen que su fin está en sí mismos. Rompiendo con el principio de que la Organización es un “todo integrado” (Definición de Organización como Sistema).
- Se quiebra el enfoque de procesos por la supremacía del enfoque vertical. Hay actividades fundamentales que para ejecutarlas deben interactuar muchas áreas de departamentos distintos para la concreción del proceso en cuestión. Sin esta interacción no se ejecutará con éxito la actividad.
- Escasa colaboración entre los integrantes de la Organización. Ya que como no es “mi responsabilidad” (por estar claramente asignada) no me hago cargo de la resolución del problema, dificultando la Orientación hacia la Satisfacción del Cliente (Paciente, Usuario, Consumidor, etc.).
Para que toda estructura funcione como un todo integrado, es preciso que se generen mecanismos de COORDINACIÓN (Virtud Capital). La coordinación es la ligadura (como se dice en gastronomía) que une cada sector evitando las dificultades antes mencionadas y propiciando las ventajas reales.
Los mecanismos que proporcionan Coordinación son:
- Plan de Negocios: Las ideas de negocios claramente definidas generan un efecto llamado “patrón integrado de comportamiento” donde todos los esfuerzos se guían hacia los Fines y Objetivos planteados.
- Centralización de toma de decisiones: que una sola persona baje línea indica una uniformidad de pensamiento y condiciona todo el quehacer organizacional en una dirección.
- Manuales de Puestos de Trabajo y Perfiles de Puestos: permiten saber los roles, responsabilidades y actividades de cada puesto de trabajo, haciendo que sea más fácil de coordinar la naturaleza de actividades que se tienen; y de seleccionar las personas más idóneas para la ejecución de tales tareas.
- Reglamento Interno: todo lo que no está expresamente prohibido está permitido… por lo tanto tener en claro que no se puede hacer, obliga de alguna forma a hacer las cosas bien.
- Manuales de Procedimientos y/o Procesos: establecer cómo son los vínculos entre cada una de las áreas, departamentos, etc. son elementos que permite que una actividad tenga continuidad por más que pase por varios despachos distintos.
- Comunicación: las comunicaciones horizontales (entre personas de la misma jerarquía), verticales (entre superiores y subordinados) y oblicuas (entre un superior de un área y un subordinado de otra), permiten coordinar entre los sectores dando uniformidad en la ejecución de las tareas.
- Comités y/o Reuniones: ponerse de acuerdo respecto al pasado, presente y futuro de una Organización hace que las acciones se concentren hacia objetivos en común, por más que los reunidos sean especialistas de distintas profesiones.
- Sistemas Informáticos: producir, compartir y consumir datos e información en la medida que cada sector necesita, propicia que todos vean una misma realidad y tomen decisiones de la mejor manera posible.
- La predisposición de las personas para cumplir con el Fin Organizacional: el ejercicio del liderazgo y la autoridad, repercute en la motivación de los integrantes, produciendo que tomen como propios los Fines y Objetivos de la Organización.
- Otros más específicos del rubro: de acuerdo a cada sector económico pueden surgir otros aspectos que son necesarios tenerlos en cuenta a la hora de la producción de productos o la prestación de servicios.
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