Por: Germán Amurri (Lic. en Administración, Contador Público, Auditor Interno ISO 9001:2000 y Profesor. Director de la consultora ABC + 1)
Las organizaciones de hoy son cada vez más complejas, y la pericia de sus integrantes no siempre cubre todas las materias que el emprendimiento necesita abarcar. Es por ello que, desde hace un tiempo, existen una serie de profesionales y técnicos que asisten desde afuera en aquellos aspectos que desde adentro son muy difíciles de realizar.
Me refiero a: Abogados, Contadores, Ingenieros en Sistemas, Programadores, Arquitectos, Ingenieros Industriales, Médicos, Psicólogos, Tramitadores, Diseñadores, Publicistas, Corredores, Agentes de Bolsa, Técnicos, Capacitadores, Asesores de Negocios (Consultoras), entre otros.
Puntos a favor y en contra
Contratar a un externo tiene a favor que no es una relación empleador/trabajador, por el contrario su relación es clien-te/proveedor, desvinculándolo de la relación laboral y sus problemáticas. Por otra parte, es idóneo en una matera específica que los integrantes de la organización no conocen, o conocen pero no tienen la pericia para su ejecución.
Desarrollar aspectos que los empleados le sería dificultoso hacer por las tareas diarias y rutinarias que deben desempeñar. Posee una mirada objetiva de la situación ya que no posee ningún interés en particular más que hacer eficientemente el trabajo que se le ha encomendado. Es más barato que tener un interno con la misma profesión, sobre todo si no es bien aprovechado.
Desde lo negativo: al no estar en el día a día se pueden escapar algunos acontecimientos importantes que desde afuera no se pueden detectar con facilidad, o se desconoce el manejo detallado y particularizado de las actividades, pudiendo repercutir negativamente en la prestación de servicios. Se tiene una atención parcializada, ya que hay que concertar citas, o esperar los tiempos que maneja en relación a otros clientes que posee. Muchas veces conlleva trabajo adicional para las personas que tienen una relación directa con el asesor. Aunque algunos de estos puntos pueden ser subsanados con el apoyo del empresario y/o de sus empleados.
Algunos consejos
Si bien lo planteado es una enumeración ejemplificativa, le doy algunos consejos para seleccionar, en términos generales, a los que a usted más le conviene. En cierta forma un externo para garantizar su servicio debe poseer:
Título habilitante: es claro que la persona debe tener una profesión que le de la el conocimiento y la pericia de lo que realmente hace, cuyo mérito surge de una Institución Educativa Prestigiosa. Por otro lado, en la mayoría de las profesiones existen marcos legales que indican las incumbencias para cada tipo de profesión alcanzada. Para hacerlo más gráfico, no se puede contratar un abogado para desarrollar una página web.
Matrícula Profesional: el respaldo que hace el Colegio Profesional a sus miembros es muy importante para que los mismos desarrollen buenos servicios. Por ejemplo consultas con otros profesionales, acceso a bibliografía actualizada, capacitaciones permanentes, etc., permite un mejor desarrollo en lo profesionales matriculados, que aquellos que no lo están.
Experiencia: el hecho de que el externo pueda mostrar algunos de los trabajos que ha desa-rrollado, permite tener una cierta garantía antes de contratarlo. Si esa experiencia va acompañada por cartas de recomendaciones de otros clientes, a los que quizás usted conoce, da un plus de seguridad en la prestación de servicio.
Adaptación a las necesidades: el externo debe ser muy respetuoso de las situaciones por las que atraviesa la organización. De esta forma se debe adaptar a los tiempos como a las fluctuaciones de trabajo que posee (estacionalidad o ciclos) sin descuidar su profesionalidad, ni la ejecución del servicio.
Equipo de Trabajo: muchos profesionales no trabajan solos, lo hacen con un equipo de trabajo con distintas características. Conocer quienes se incorporan a estos equipos de trabajos también es importante, como saber quién es el que realmente prestará el servicio. A su vez, contar con un equipo adecuado permite que el profesional posea un soporte a su prestación para hacerla rápida y eficiente.
Lo más cerca posible: si el profesional está muy lejos puede que no tenga una respuesta inmediata ante las necesidades de la organización, generando complicaciones para la ejecución de su servicio. Por lo tanto, mientras más cerca esté, más rápida podrá ser la asistencia o el apoyo.
En su defecto, debe manejar muy bien herramientas comunicacionales e informáticas, ya que si fuera inminente la contratación de un profesional lejano a la organización, mínimamente debe tener un fluido manejo de las herramientas tecnológicas que permiten desa-rrollar comunicaciones en tiem-po real y facilitar algún tipo de solución.
Conocimiento de la idiosincrasia lugareña: muchas veces con buenas intenciones, se traen modelos que funcionaron en otras organizaciones, o en otras regiones y/o países, pero que están descontextualizados de lo que ocurre en nuestras localidades. Por lo tanto, ante la implementación de un nuevo método los profesionales deben saber cómo incorporarlo a la realidad organizacional respetando la cultura del lugar; de lo contrario fracasará.
Que sepa hacer una intervención externa: este elemento es fácilmente detectado a través de las distintas planificaciones que hace el profesional (o cronogramas) y su cumplimento a medida que va pasando el tiempo.
De esta forma es factible su control, y por ende la exigencia en caso de incumplimiento. También debe saber cómo encarar un cambio organizacional disminuyendo o atenuando los efectos traumáticos que en este se pueden ocasionar.
Por otra parte es necesario que el profesional deje archivos virtuales (Ej. Power Point), informes, material escrito de distinta índole, u otros materiales, que permitan chequear que lo prometido en el contrato se ha cumplido, dentro de las situaciones de la prestación.
Recomendaciones finales
Desde esta perspectiva lo invito a que sea cauto en la elección de los externos que dan soporte a sus actividades, y a su vez reivindicando a aquellos profesionales que realizan sus prestaciones con la mejor pericia y con la intención de enaltecer la profesión que ejercen.
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