…los que son capaces de aprender de su propia experiencia, capitalizando los errores, conflictos y crisis que han atravesado para potenciarlos en soluciones, información y nuevos modelos de gestión son las que permanecen y se perpetuán en el tiempo…
En el artículo anterior se comentó que el Análisis Externo es una actividad que requiere esfuerzo, que muchas veces las organizaciones obvian, por falta de tiempo, lo que hace a la planificación; pero es un elemento clave para saber hacia dónde dirigir mejor la embarcación, sobre todo cuando se avecinan tormentas desde varios frentes. No en vano estamos atravesando una era llena de información que bien comprendida puede dar ventajas a todos aquellos que la utilizan correctamente.
De esta forma se completa una parte del F.O.D.A., su parte Externa relacionada con las Amenazas y las Oportunidades; ahora veremos la faz Interna, a través del enfoque del concepto de Administración.
Análisis interno
Este análisis consiste en evaluar cómo se ejecutan las cuatro actividades básicas del Concepto de Administración: Planificación, Organización (Formal – Informal), Dirección y Control. Durante el año pasado el Semanario Primer Día ha efectuado diversas publicaciones sobre estos temas, a los que los remitimos para un exhaustivo desa-rrollo. En esta oportunidad nos centraremos en algunas cuestiones imprescindibles de estos cuatro subconceptos.
Planificación
Se analizará la capacidad de “Pensar antes de Actuar”, de cómo se ha proyectado el futuro y que alternativas se tienen para el mismo. Aquí se podrá observar:
1. Existencia y Calidad de un Plan Estratégico donde incluya: Visión, Misión, Valores, Propósitos, DAFO, Objetivos, Estrategias y Políticas.
2. Existencia y Calidad de un Plan por Departamento donde incluya: planes de recursos, programas anuales y semestrales, presupuestos, simulaciones, etc.
3. Existencia y Calidad de un Plan por Sección: objetivos sectoriales, agenda de actividades, programas mensuales y/o semanales, etc.
Esto pretende ser ejemplificativo, auditando en cierta manera la capacidad de Planificación de la Organización, procurando crear su propio futuro.
Organización formal
Responde a analizar la faz Estructural de la Organización entendida como un ente autónomo, como todos los procesos formales de actuación.
En este caso se considerará:
1. Manual de Organización que incluye: Organigrama, Descripción de Puestos (Roles y Tareas de cada uno de los puestos integrantes), Tipos de Departamentalización, Sistemas de Relaciones Formales.
2. Manual de Procedimientos que incluye: Flujogramas, Procedimientos Administrativos Escritos e Instructivos.
3. Manual de Proceso Productivo que incluye: Diagrama de Flujo de Proceso, Procesos Productivos Escritos e Instructivos.
4. Sistema de Coordinación que incluye elementos que permiten que la estructura funcione como un todo integrado: Autoridad, Comunicación, Reuniones, Sistemas Informáticos, Staff de apoyo (Internos o Externos), Planes y Manuales (de los puntos anteriores).
5. Sistema Normativo incluyendo: Reglamento Interno, Reglamentaciones del Sector, Normas de Convivencia, y todo tipo de Acuerdos ya sean tácitos o no.
Esta ejemplificación, permite evaluar la capacidad de Organización Estructural, procurando mantenerse adaptados a las exigencias del medio en que se incursiona.
Organización informal
Responde a analizar la faz Conductal de los Integrantes Organización, como todos los procesos no prescriptos de actuación.
1. Análisis de la Capacidad de Talentos e Inteligencia Emocional que poseen las Personas.
2. Grado de Cooperación y Conflictos personales, interpersonales, y grupales – equipos
3. Análisis de la Capacidad de Trabajo en Equipo del Recurso.
4. Análisis de las Interacciones de los Grupos que componen la Organización
5. Análisis de los Sistemas de Manejo del Recurso Humano que se implementen: Sistema de Selección, Sistema de Perfeccionamiento y Crecimiento, Sistema de Remuneraciones, Sistema de Evaluación, y Sistema de Motivación.
Esto permite ver la capacidad de los Integrantes de la Organización, para construir andamiajes de Desa-rrollo Organizacionales y Personales para mantener el equilibrio necesario para una sana relación laboral.
Dirección
Responde a analizar el Management de la Organización, que es la que lo direcciona a alcanzar los objetivos propuestos. Este proceso se evalúa, según Héctor F. Álvarez, a través de:
1. Sistema de Comunicación: formas, métodos, estrategias, tipos, efectividad de las mismas.
2. Sistema de Información: auditoría sobre la calidad de los sistemas informáticos y registros para la obtención de la misma, uso de la información.
3. Tomas de Decisiones: métodos, integración con el sistema de información, evaluaciones sobre decisiones ya tomadas.
4. Motivación: formas, métodos, estrategias, tipos, efectividad de las mismas.
5. Calidad de la prestación de servicios y/o realización de productos, con las respectivas quejas de clientes o su equivalente.
6. Calidad del Enfoque de Marketing aplicado: Cliente Objetivo y su Segmentación, Estrategias, Producto-Servicio, Precio, Impulsión, Logística de Distribución.
Esto permite ver la capacidad de los Dirigentes de la Organización para llevarla hacia los estadios en que se pretenden estar.
Control
Responde a analizar el cierre del círculo administrativo, procurando evaluar si los Resultados son los esperados. Este proceso se evalúa, según Héctor F. Álvarez, a través de:
1. Existencia y Calidad de Tableros de Comandos, con el respectivo vínculo con el sistema de información.
2. Existencia y Calidad de Controles Presupuestarios, relacionados a las presupuestaciones financieras efectuadas.
3. Existencia y Calidad de Controles No Presupuestarios: como de la Estrategia, de Calidad, de Inventarios, del Punto de Equilibrio o umbral de la Rentabilidad, etc.
4. Existencia y Calidad de Controles Internos relacionados a mantener una confiabilidad de la información, proteger activos y lograr una adhesión a las reglamentaciones de la Organización.
5. Existencia y Calidad de Auditorias Operativas realizadas por externos procurando revisar los procedimientos de la Organización.
Esto permite ver la capacidad de los Controles de la Organización ha implementado para posibilitar su existencia y crecimiento.
Analizados estos puntos evaluaremos si se están realizando correctamente (Fortalezas) o ineficientemente (Debilidades) para finalizar esta actividad y completar el cuadro que expusimos en el primer artículo. En la próxima edición utilizaremos toda esta información para hacer del diagnóstico una Ventaja clave para el Desarrollo Organizacional. Buen domingo y semana para todos!!!
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